Privacyreglement

Om uw behandeling zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, houdt UMA Clinic B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd te Amsterdam aan de Falckstraat 51, 1017 VV, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34284299 (verder: UMA Clinic), een registratie bij van uw medische en administratieve gegevens. Op deze registratie is de Algemene Verordening Persoonsgegevens
(AVG) van toepassing, die regels bevat met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de patiënt. Al deze zaken zijn in dit privacyreglement vastgelegd.

1. Grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens

1.1. Bij UMA Clinic worden persoonsgegevens verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor
uitvoering van de behandelingsovereenkomst (conform de Wet op de geneeskundige
behandelingsovereenkomst, de WGBO). Door het afsluiten van een
behandelingsovereenkomst geeft de opdrachtgever toestemming om zijn gegevens en/of
de gegevens van de patiënt te verwerken.
1.2. De verwerking van persoonsgegevens is verder noodzakelijk voor het nakomen van de
volgende wettelijke verplichtingen:

  • de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
  • de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG);
  • de Zorgverzekeringswet (Zvw);
  • de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg);
  • de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz)
2. Informatie over gegevensverwerking

2.1. UMA Clinic verwerkt van iedere patiënt de volgende gegevens (de Persoonsgegevens):

  • NAW–gegevens;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat;
  • patiënt identificatienummer (BSN);
  • medische, paramedische en overige zorggegevens;
  • verzekeringsgegevens;
  • afspraakgegevens;
  • naam huisarts (alleen met toestemming van de patiënt);
  • uitleengegevens medische dossiers (na toestemming van de patiënt).

2.2. Van de Persoonsgegevens worden alleen gegevens die te maken hebben met de
behandeling opgeslagen in het medisch dossier.
2.3. De Persoonsgegevens worden verwerkt:

  • voor het bieden van goede zorg, verzorging en hulpverlening aan de patiënt;
  • In het kader van de financiële administratie;
  • bij klachtenafhandeling;
  • voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid en management van de kliniek van UMA

Clinic;

  • ten behoeve van kwaliteitsbewaking en intercollegiale toetsing;
  • voor wetenschappelijk onderzoek (alleen geanonimiseerd, tenzij de patiënt schriftelijk

toestemming heeft verleend);

  • voor kwaliteitsverbetering (alleen geanonimiseerd).

2.4. De Persoonsgegevens worden uitgewisseld:

  • met huisartsen (alleen op verzoek van de patiënt);
  • via Zorgmail: een communicatieplatform waar de behandelaars communiceren met
  • verwijzers;
  • in Clinicminds (en zijn leverancier die verantwoordelijk is voor de opslag van backups): het kliniek software en electronisch patiënten systeem van UMA Clinic (voor meer
  • informatie over de beveiliging van data door Clinicminds zie: https://
  • www.clinicminds.com/faq/);
  • tussen de leden van het behandelend team (betrokken behandelaars en assistenten);
  • medewerkers van administratieve afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de
  • ondersteuning en financiële afhandeling van het zorgproces.
3. Dossier

3.1. Volgens de WGBO zijn hulpverleners (waaronder artsen) verplicht om met betrekking tot
de behandeling van een patiënt een dossier in te richten. In het dossier worden alle
gegevens omtrent de behandeling en de begeleiding van de patiënt bijgehouden, voor
zover dit voor een goede hulpverlening noodzakelijk is. Het doel van het dossier is een
goede hulpverlening aan de patiënt.
3.2. Het dossier wordt daarnaast gebruikt voor de verantwoording en toetsbaarheid van het
medisch handelen van de hulpverlener in het kader van bijvoorbeeld juridische
procedures, kwaliteitstoetsing, kwaliteitsbewaking en wetenschappelijk onderzoek.
3.3. Over het algemeen wordt in een medisch curatief dossier het volgende vastgelegd:

  • de inhoud van het medisch handelen;
  • gegevens die een rol spelen bij het onderhouden van de continuïteit van zorg;
  • gegevens die voor een patiënt ook bij de volgende behandeling of een onderzoek

relevant zijn;

  • schriftelijke wilsverklaringen van de patiënt.
4. Bewaartermijn gegevens

4.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel
waarvoor zij worden verwerkt, tenzij geanonimiseerd.
4.2. De bewaartermijn voor medische gegevens is 15 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van
laatste behandeling of overlijden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een
goed hulpverlener voortvloeit.
4.3. Op verzoek van de patiënt kan er van de bewaartermijn uit het tweede lid worden
afgeweken.

5. Privacy rechten

5.1. Recht op informatie. UMA Clinic informeert de patiënt op zijn of haar verzoek tijdig en
volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop Persoonsgegevens worden
verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die de patiënt ten aanzien
daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt de patiënt ook geïnformeerd
over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen
worden ingezien of opgevraagd.
5.2. Recht op inzage en afschrift. De patiënt heeft het recht op inzage en/of afschrift van zijn
Persoonsgegevens. De gevraagde inzage en/of afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch
uiterlijk binnen 4 weken, worden gegeven, na deugdelijke vaststelling van de identiteit van
de verzoeker. Het geven van inzage en/of afschrift kan slechts plaatsvinden voor zover
hiermee de persoonlijke levenssfeer van een derde niet wordt geschaad.
5.3. Recht op correctie en aanvulling. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens
aangevuld met een door de patiënt afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen
Persoonsgegevens. De betrokkene kan verzoeken om correctie van de op hem betrekking
hebbende gegevens indien deze:

  • feitelijk onjuist zijn;
  • voor het doel van de verwerking onvolledig of niet van belang zijn;
  • in strijd met een wettelijk voorschrift zijn

De betrokkene ontvangt binnen 4 weken na indiening van het schriftelijk verzoek tot
correctie schriftelijk bericht of en in hoeverre UMA Clinic daaraan voldoet. Een weigering
is met redenen omkleed. Een verzoek tot aanvulling wordt altijd ingewilligd.

5.4. Recht op vernietiging. De patiënt kan verzoeken om vernietiging van de op hem
betrekking hebbende Persoonsgegevens. De patiënt ontvangt binnen 4 weken na indiening
van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk bericht of en in hoeverre de UMA
Clinic daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. De verantwoordelijke
vernietigt de gegevens binnen 3 maanden na het schriftelijke verzoek, tenzij redelijkerwijs
aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de
betrokkene.
5.5. Recht op dataportabiliteit. Iedere patiënt heeft het recht om een gedeelte van zijn of haar
Persoonsgegevens mee te nemen en over te dragen aan een andere (zorg)aanbieder. Onder
het recht op dataportabiliteit vallen de persoonsgegevens die de patiënt zelf actief en
bewust heeft verstrekt en de gegevens die de patiënt indirect heeft verstrekt door het
gebruik van een dienst of een apparaat. De gegevens in het medisch dossier die niet direct
of indirect door het gebruik van een dienst of een apparaat door de patiënt zijn verstrekt,
zoals bijvoorbeeld de conclusies, diagnoses, vermoedens of behandelplannen die de
hulpverlener van UMA Clinic op basis van de door de patiënt verstrekte gegevens opstelt,
vallen niet onder het recht op dataportabiliteit.

6. Toegang tot Persoonsgegevens

6.1. De gebruikers van persoonsregistraties bij UMA Clinic hebben toegang tot
Persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. Per
persoonsregistratie wordt vastgesteld wie toegang heeft tot de persoonsregistratie en welke
bevoegdheden deze functionarissen hebben. Een overzicht van deze toegangs– en
bevoegdhedenregeling is op te vragen bij de directie van UMA Clinic via: [email protected].
6.2. Alle medewerkers van UMA Clinic die uit hoofde van hun functie toegang hebben tot
Persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht, vastgelegd in hun
arbeidsovereenkomst en/of op basis van hun medische professie.
7. Klachtenreglement
7.1. Indien u van mening bent dat UMA Clinic niet op de juiste manier met uw
Persoonsgegevens omgaat, kunt u dit, via de geldende klachtenregeling binnen de kliniek,
kenbaar maken via het klachtenformulier dat is op te vragen via: [email protected].
7.2. De klachtenregeling wordt op verzoek aan de patiënt ter beschikking gesteld en is te
vinden is op de website: www.uma-institute.com/klachten_en_geschillen.